Com a redução consciente dos custos de impressão é possível diminuir despesas, o consumo de energia, o impacto ambiental e outros custos operacionais e de produtividade.
O custo dos documentos impressos está ficando sem controle. Analistas do setor, incluindo o Gartner e o IDC, apontam que os custos de impressão podem ser superiores a 1% e 3% do volume de negócios e estão aumentando rapidamente. A impressão é a última área que sofre algum controle de custo na maioria das empresas.
De acordo com a Lexmark, muitos CIOs têm total desconhecimento sobre o custo da impressão. No estudo, 61% dos diretores de finanças não tinham ideia do custo da produção de documentos em seus negócios. Isso aumentou para 71% para empresas com um volume de negócios acima de £ 20 milhões.
Como resultado, muitos empresários não têm qualquer tipo de plano para reduzir os custos de impressão e nem consideram os gastos da produção de documentos como críticos para o orçamento financeiro. E pensando na ideia da redução inteligente dos custos, imagine o impacto ambiental disso.
Reduzir os custos pode não ser uma questão simples. A impressão muitas vezes está na linha de frente de muitos negócios. Questões como burocracia ou outras limitações podem dificultar determinadas empresas a pensar na melhor estratégia, mas existem outras formas de reduzir os custos de impressão.
Preparamos quatro dicas para auxiliar você! Vamos lá!
Para reduzir os custos de impressão é preciso dar o primeiro passo
O primeiro passo para qualquer organização é examinar como a informação flui através de seus negócios entre clientes e fornecedores. Processos comerciais complexos geralmente envolvem a transferência de informações entre formatos impressos e digitais. Por isso, a importância de saber exatamente qual é a demanda de impressão existente na organização.
1. Realizar uma gestão proativa do ambiente de impressão
Um dos principais benefícios de se realizar uma gestão proativa do ambiente de impressão é que ele fornece uma imagem clara do que está sendo usado em termos de consumíveis e quantas páginas estão sendo impressas. A impressão não gerenciada leva as empresas a um custo financeiro considerável, desta forma, não é possível imaginar que ela não esteja sendo contabilizada, uma vez que é possível gerenciar e controlar com facilidade e eficácia utilizando soluções inteligentes de gerenciamento de impressão.
2. Saiba exatamente que tipo de documento precisa ser impresso
Em muitas organizações, as pessoas demonstram o hábito de imprimir qualquer tipo de arquivo, mesmo sabendo que será descartado em seguida. Com o objetivo de redução dos custos de impressão, é importante mapear quais são as prioridades na empresa, ou seja, saber exatamente o que deve ser impresso e o que deve ser mantido no formato digital.
3. Utilize uma infraestrutura de tecnologia para fazer a gestão da impressão
Associar o uso de tecnologia oferece às empresas a capacidade de focar em economia, no impacto ambiental e a otimização do uso dos suprimentos durante todo o ciclo de vida do documento. É possível com o uso soluções inteligentes, a exemplo de aplicações embarcadas nas multifuncionais ter um efeito perceptível nos volumes e custos de impressão de seus clientes.
Outro exemplo de destaque é a implantação de softwares de gerenciamento e bilhetagem de impressão, onde a empresa passa a ter o domínio de todo o processo de impressão. Há a geração de relatórios que identificam os tipos de documentos impressos, com datas, quantidades, responsáveis, entre outras informações gerenciais.
4. Não invente a roda, procure empresas especializadas para realizar sua redução de custos
Como CIO, você não pode correr o risco de reinventar a roda em um projeto visando redução de custos. O Outsourcing de impressão é uma das melhores alternativas para alcançar os objetivos estabelecidos. Junte-se à expertise no assunto, às boas práticas do mercado e à experiência de sucesso em empresas de diferentes tamanhos e segmentos.
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